Conoce cuánto tiempo tendrás que esperar para tener el EIN de tu empresa en Estados Unidos por parte del IRS.
¿Te gustaría saber en cuánto tiempo podrás iniciar las operaciones de tu negocio?
Pues si es así, no solo debes considerar el tiempo que le tome al estado constituir tu compañía, sino que también debes considerar lo que va a tardar el Internal Revenue Service (IRS) en asignar un número de identificación fiscal a tu LLC o C Corp, el cual se denomina Employer Identification Number (EIN).
Este proceso puede ser o muy rápido o muy lento.
¿Qué es EIN y para qué sirve?
El Employer Identification Number (EIN) es el número de identificación fiscal (Tax ID) que tienen las empresas de Estados Unidos.
Consiste en un número de 9 dígitos con el formato XX-XXXXXXX y es necesario para dar cumplimiento a las obligaciones fiscales en Estados Unidos, como la declaración anual ante el IRS.
No obstante, esa no es su única función, ya que también es necesario para lo siguiente:
- Abrir cuenta bancaria.
- Registrarse en multitud de plataformas digitales como pasarelas de pago, marketplaces, brokers de bolsa, etc.
¿Cómo se pide el EIN al IRS y por qué influye en el plazo?
En primer lugar, para pedir un EIN al IRS es necesario designar a una Persona Responsable (Responsible Party).
Este tecnicismo se refiere a quien controla o administra la empresa y tiene la autoridad de decidir qué hacer con los activos de esta.
Lo usual es que sea uno de los dueños de la empresa, pero también podría ser alguien más que no tenga participación pero que cumpla con la condición mencionada.
Si hay más de un individuo que pueda designarse como Persona Responsable, es importante aclarar que solo debe elegirse uno.
¿Por qué es importante conocer esto?
Porque si la Persona Responsable tiene un número de identificación fiscal individual de Estados, el EIN se podría obtener de inmediato a través del sitio web del IRS o vía teléfonica.
Tales identificaciones fiscales son dos:
- Social Security number (SSN)
- Individual Taxpayer Identification Number (ITIN)
Ahora bien, ¿cuál es el problema de esto?
Que si la Persona Responsable no vive en Estados Unidos, lo más probable es que no tenga ninguna de esas identificaciones fiscales, por lo que no estarían disponibles las opciones para obtener el EIN de inmediato.
Entonces, ¿qué alternativa queda?
Pedir el EIN por fax, como hace la mayoría de no residentes.
¿Cuánto tiempo se tarda en obtener el EIN por fax?
Lamentablemente, pedir el EIN por fax es la opción más lenta, ya que por la naturaleza de este medio, el IRS tramita las solicitudes manualmente.
El proceso consiste en enviar el Formulario SS-4 al IRS, quien lo recibirá impreso en papel.
Así es, no es digital y por eso es lento.
Imagina todas las solicitudes de multitud de empresas que el IRS recibe por día y que sus trabajadores deben tipear a mano en sus sistemas.
Sin duda, esto provoca colas y por ende, lentitud.
Bueno, basta ya de ponerte en contexto y respondamos la pregunta que quieres resolver: ¿Cuánto tiempo se tarda en obtener el EIN vía fax?
Alrededor de 25-30 días hábiles.
Esa ha sido nuestra experiencia con clientes durante 2023.
Eso sí, los plazos también pueden ser mayores o, en algunas ocasiones, también menores (aunque no por mucho cuando ha sido así).
¿Qué puede provocar tanta lentitud por parte del IRS?
Durante todo 2021 y 2022, el IRS solía tardar cerca de 15 días hábiles en entregar el EIN, incluso menos en algunos casos.
De hecho, en varias ocasiones recibimos EIN en una semana o incluso una vez en un solo día tras haberlo pedido.
A lo más, a veces teníamos que esperar una semana más de lo estimado para recibir el EIN.
Sin embargo, desde enero de 2023 hemos notado mucha más lentitud por parte del IRS.
Por supuesto, no somos esta institución y no sabemos lo que pasa dentro, pero seguramente la demora se deba a que los primeros meses del año es época de declaración de renta en Estados Unidos.
O bien, otro motivo podría ser que tengan una mayor carga de trabajo, ya sea por cómo se organizan y distribuyen las tareas internamente o bien por una mayor cantidad de solicitudes vía fax hechas no solo por nosotros, sino que por todo aquel que pida un EIN por este medio, sea cliente nuestro o no.
Sumado a lo anterior se encuentra que, en la mayoría de casos, el IRS informa el EIN por correo postal, enviando la carta CP 575, en lugar de responder vía fax con el Formulario SS-4 con el EIN escrito a mano por alguno de sus trabajadores.
Esto sin duda hace que el proceso sea más lento, porque el servicio postal estadounidense (USPS) puede experimentar demoras por diversas contigencias, como lo fue la pandemia, por ejemplo.
¿Se puede acelerar este proceso?
Por suerte contamos con especialistas que pueden hacer este proceso mucho más sencillo y rápido.
¿Qué pasa si no recibo el EIN en el plazo estimado?
Pues quedarte con los brazos cruzados sí que no es una opción.
Si ya has esperado suficiente, significa que algo no va bien y hay que tomar medidas.
En primer lugar, los retrasos pueden ocurrir y es lo más habitual.
Nuestro consejo es esperar una semana más de lo estimado, por si fuera ese el caso.
No obstante, si transcurrida una semana más aún no hay novedades, es probable que el IRS no haya tramitado la solicitud.
Así es, puede pasar que el IRS no tramite algunas solicitudes por algún motivo.
Es poco habitual, pero pasa. En nuestra experiencia, en alrededor del 2% de los casos.
¿Cómo nos damos cuenta de esto?
Porque empezamos a recibir EIN solicitados en fechas posteriores para otros clientes.
Ya te mencionaremos qué medidas tomamos para asegurarnos de que el no haber recibido respuesta no haya sido por algún error en la solicitud por parte nuestra o del cliente, sino que meramente por motivos propios del IRS, como por ejemplo que hayan pasado la hoja por alto, teniendo presente que la tramitación es manual y puede haber errores humanos de este tipo.
Dicho esto, lo que queda por hacer en estos casos es enviar nuevamente el Formulario SS-4 al IRS para pedir el EIN.
Lamentablemente esa es la única opción que existe, pues no hay ninguna instancia para reclamar.
Podrías pensar que llamar al IRS serviría de algo, como por ejemplo hacerlo para pedir la carta 147c que es análoga a la carta CP 575 en términos de notificar el EIN de manera formal, pero el problema es que si el IRS no ha asignado previamente el EIN, no pueden emitir esta carta, por lo que llamar no tendría utilidad alguna. Además que es necesario saber los 9 dígitos del EIN para pedirla, ya que la carta 147c está pensada para cuando se sabe el EIN pero no se tiene un documento de respaldo porque se ha perdido la carta CP 575, por ejemplo.
Así las cosas, aunque no sea lo que nos gustaría decirte, nuevamente hay que volver a esperar el EIN teniendo en cuenta el plazo inicial estimado que, como te comentamos, en nuestra experiencia durante 2023 es de alrededor de 25-30 días hábiles.