Cómo declarar impuestos de una LLC desde el extranjero

Uno de los temas que más suele confundir a emprendedores extranjeros que quieren abrir una LLC en Estados Unidos, o que ya tienen una, es la forma en que deben declarar impuestos en el país americano.

Si ya es complicado hacerlo en tu propio país, imagina en uno en el que no vives…

Sin embargo, nada más lejos de la realidad.

Pues, al contrario de lo que tal vez pienses, declarar impuestos en Estados Unidos no es una tarea imposible.

De hecho, en la mayoría de los casos, es algo bastante simple si dominas las bases.

¡Veamos qué es lo que tienes que hacer!

Impuestos federales vs estatales

Antes de entrar del todo en materia, es importante que sepas algo más.

En Estados Unidos existen dos tipos de impuestos: Federales y estatales.

Los federales son aquellos que recauda el IRS, y que aplican por igual a todas las empresas del país, independiente del estado en que se hayan formado u operen.

Por su parte, los impuestos estatales son propios de cada estado.

La diferencia está en que los impuestos federales equivalen a un porcentaje de la renta, mientras que los estatales no tienen relación con esta necesariamente, sino más bien con el otorgamiento de licencias y permisos.

«Declarar la renta» también se conoce como «declarar impuestos».

De esta forma, la declaración de renta es una obligación federal, no estatal.

Aunque para ser precisos, hay algunos estados que exigen declaraciones sobre la renta (pero su foco está en los residentes o quienes operan presencialmente, algo en lo que no profundizaremos en este artículo).

De ahí que la declaración se efectúe al IRS y no ante un estado en particular.

La naturaleza de las LLC

A diferencia de otros tipos de empresas, las LLC poseen una característica que las hace únicas: Pueden elegir el tratamiento tributario al cual someterse.

Esto quiere decir que, para efectos fiscales, las LLC pueden ser consideradas por el IRS como un tipo de empresa en particular:

• Sole Proprietorship (Propietario único)

• Partnership (Sociedad)

• Corporation (Corporación)

Por defecto, el IRS determina el tratamiento fiscal de la LLC según su número de dueños:

• Si tiene un solo miembro, la LLC debe declarar impuestos como si se tratara de una empresa de propietario único (Sole proprietorship).

• Si tiene dos o más miembros, la LLC debe declarar impuestos como una sociedad (Partnership).

No obstante, independiente del número de propietarios, es posible elegir un tratamiento fiscal diferente:

• C Corporation: A través del Formulario 8832.

• S Corporation: A través del Formulario 2553 (solo disponible para residentes o personas con SSN).

Eso sí, al escoger que una LLC sea gravada como una Corporación C, esta pasa a estar sujeta a impuestos corporativos (sometiéndose a una doble tributación).

Lo cual no ocurre cuando la LLC es tratada fiscalmente como otro tipo de empresa, por el hecho de ser consideradas por el IRS como entidades de paso o transparentes:

• Pass-through entities: Los resultados de este tipo de empresas fluyen directamente a sus dueños, siendo estos los responsables de informarlos en su declaración de renta individual.

De este modo, cuando una LLC no escoge ser tratada como una Corporación C, independiente del número de miembros que posea, no deberá declarar ni pagar impuestos corporativos.

A su vez, cuando una LLC posee un único miembro (y se trata fiscalmente como Sole Proprietorship), se considera además una entidad desatendida o ignorada por el IRS:

• Disregarded entities: El IRS ignora la existencia de las LLC de un único miembro, de modo que sus resultados deben ser informados en la declaración individual del dueño.

Ello implica que los formularios para declarar la renta de LLC unipersonales y de más de un dueño son diferentes.

¿Cuándo pagar impuestos en Estados Unidos?

El saber cuándo corresponde pagar impuestos por una LLC en Estados Unidos es uno de los temas que más acompleja a los emprendedores por el hecho de tener diversas ramificaciones.

Pero no te preocupes, aquí lo entenderás fácilmente.

Y es que, pese a que cada caso es particular, existen ciertos marcos sobre los cuales se van acotando las posibles ramificaciones que hay.

Comencemos por lo básico:

• Si la LLC se encuentra sujeta a impuestos corporativos, siempre habrá que pagarlos, no solo declararlos (a menos que la empresa haya tenido pérdidas, donde no habría que pagar).

• Los propietarios de una LLC siempre deberán declarar impuestos a nivel personal, pero no siempre existirá la obligación de pagarlos.

En función del tipo de negocio que desempeñes, el dónde ejerzas tu actividad será clave para determinar si te corresponde pagar impuestos personales en Estados Unidos o no.

Ya que entra en juego el concepto de nexo físico con el país.

Así, asumiendo el caso más común, que es aquel donde la LLC no se encuentra sujeta a impuestos corporativos al no pedir un tratamiento fiscal como Corporación C, se tiene lo siguiente:

Si la LLC tiene nexo físico con Estados Unidos, siempre existirá la obligación de pagar impuestos personales en el país (no solo declararlos).
Lo cual aplica independiente del número de miembros que tenga la compañía.

Y es ahí donde cobra relevancia la propia estrategia de negocio.

Así es, la propia estrategia de negocio (para que veas lo profundo que puede llegar el tema).

Ello porque esta puede determinar si será requerida o no tener presencia física en el país para llevar a cabo la operación del negocio, influyendo por tanto en la obligación de pagar impuestos en Estados Unidos.

El concepto de nexo físico con USA
Modelos de negocio gestionados a distancia bajo la figura de una LLC se ven ampliamente favorecidos en el ámbito tributario dentro de Estados Unidos, ya que en la mayoría de casos no requieren presencia física en el país.

Es así como aquellos basados completamente en Internet, u operados presencialmente desde otro país, no deben, por lo general, pagar ningún tipo de impuesto en EEUU.

En cambio, si la operación se ejecuta presencialmente en Estados Unidos sí que será obligación hacerlo.

Una LLC genera un nexo físico con Estados Unidos si:

• Alguno de los dueños de la LLC reside en Estados Unidos.

• Existe un establecimiento permanente dentro del país, como por ejemplo oficinas, tiendas, sucursales, propiedades, etc.

• Hay al menos un agente dependiente en Estados Unidos, es decir, alguien que resida en el país y que trabaje para la LLC (no necesariamente un empleado), desempeñando una actividad sustancial (no solo administrativa), cuya mayor parte de sus ingresos provengan de la labor que realice para la empresa.

Tener un agente dependiente en Estados Unidos se denomina ECI (Effectively Connected Income), lo que también se conoce como ETBUS (Engaged in a Trade or Business in the United States).

NOTA: Como indicamos, también se considera que hay nexo física con EEUU si alguno de los miembros de la LLC reside en el país, pero como este artículo está centrado en declarar impuestos como no residente desde el extranjero, no abordaremos el tema (ya que la declaración cambia cuando se es residente).

Siempre que haya un establecimiento permanente en el cual se desempeñe el negocio en Estados Unidos será obligación pagar impuestos en el país.

Sin embargo, si solo hay agente(s) dependiente(s) en el país, no siempre será requerido pagar impuestos en Estados Unidos.

Será así solo si el país en que vive el o los propietarios de la LLC posee un convenio para evitar la doble imposición con Estados Unidos (Tax Treaty).

En el sitio web del IRS puedes encontrar la lista de países con convenio de doble imposición con Estados Unidos.

Ten presente que no solo deberás declarar (y pagar impuestos si corresponde) en Estados Unidos, sino que también en tu propio país. Pero eso ya es tema de otro artículo.

¿Es necesario un Tax ID?

En Estados Unidos existen tres tipos de identificación fiscal (Tax ID), uno para empresas y dos para personas.

• Employer Identification Number (EIN): Toda empresa constituida o que ejerza su actividad en Estados Unidos debe tener esta identificación fiscal para poder operar.

• Social Security Number (SSN): Todo ciudadano o residente extranjero en Estados Unidos debe tener un Número de Seguro Social para poder vivir y trabajar en el país.

• Taxpayer Identification Number (ITIN): Es el número de identificación fiscal para extranjeros no residentes (no siempre es obligación tenerlo).

Para poder cumplir con su obligación tributaria, una LLC siempre debe tener una identificación fiscal, es decir, un EIN.

Por su parte, los dueños de la empresa solo necesitarán un Tax ID individual (SSN o ITIN) si es que existe nexo físico con Estados Unidos, de otro modo no.

¿Se deben entregar reportes contables?

Una de las grandes ventajas de las LLC respecto a otro tipo de empresas es la menor formalidad requerida, sin ser necesario entregar ningún tipo de reporte contable al IRS.

No obstante, es muy importante llevar registro, aunque sea en un archivo Excel, de todos los ingresos y gastos del negocio, ya que será la base para efectuar una correcta declaración de renta (y el correspondiente pago si es que aplica).

Además, en la sección 6001 del Código Tributario Federal (Internal Revenue Code) se establece que toda empresa debe mantener los registros en caso de que el IRS los requiera en algún momento.

Formularios para extranjeros no residentes

Ahora que ya tienes clara la base conceptual sobre la cual se deben declarar y pagar los impuestos de una LLC, veamos los formularios que son requeridos por el IRS.

Tales formularios se obtienen en formato PDF desde su sitio web oficial, los cuales se deben descargar y completar según corresponda para posteriormente enviárselos por correo ordinario o fax (o en el caso de LLC de más de un dueño, a través del sistema online del IRS).

Siempre debes revisar el formato del formulario que vayas a enviar, ya que a veces cambia y uno anterior no es válido. Cerciórate de que sea actual.

Al respecto, es importante que sepas que el IRS no envía ninguna confirmación cuando se utiliza correo postal o fax, por lo cual debes asegurarte de realizar el envío correctamente.

De otro modo, el no cumplir con la obligación tributaria podría acarrear multas que podrían llegar a ser considerables según el caso.

Asimismo, completar mal alguno de los formularios también puede ser penado, por lo que te recomendamos ampliamente asesorarte por un profesional del área, como puede ser un contador.

Por otro lado, cabe mencionar que la declaración de impuestos se debe realizar a contar del año siguiente a la fecha de creación de la empresa (o más técnicamente, a partir del año siguiente a la fecha efectiva señalada al momento de constituir la compañía).

Dicho esto, veamos los dos casos que pueden darse cuando la LLC recibe el tratamiento fiscal que otorga por defecto el IRS (es decir, cuando no se solicitó cambiarlo mediante los Formularios 8832 o 2553).

NOTA: Si algún propietario de la LLC es residente o ciudadano estadounidense, la declaración de renta será diferente debido a las distintas exigencias fiscales que tienen.

Caso 1: LLC de un solo miembro

Si la LLC está compuesta por un único miembro, los formularios que se deben completar y enviar cada año son dos:

• Formulario 1120: Su objetivo es reportar los ingresos y egresos de la LLC para obtener su base imponible.

• Formulario 5472: Su objetivo es informar al IRS que se han producido transacciones que implicaron un ingreso o egreso para la LLC.

Pese a que el Formulario 1120 está destinado para declarar los resultados de una corporación, este es el que deben utilizar extranjeros no residentes que sean propietario único de una LLC.

De este modo, no se emplea el Formulario 1040 que utilizan ciudadanos y residentes estadounidenses para declarar su renta individual.

Cada año, el plazo para presentar los formularios es el 15 de abril, aunque a través del Formulario 7004 se puede solicitar una extensión de seis meses si se solicita antes de la fecha estipulada.

A lo anterior, se suma el Formulario 1040-NR, con plazo hasta el 15 de abril, el cual se debe enviar únicamente si es que existe la obligación de declarar la renta a nivel individual, por ejemplo, a causa de generar nexo físico con Estados Unidos.

De hecho, también es posible que, debido a contingencias la fecha pueda ser distinta, por lo que debes prestar atención a lo informado por el IRS.

Es importante que sepas que ambos formularios se deben enviar juntos, y no de forma separada (por ejemplo, en días distintos).

Por otro lado, respecto al Formulario 5472 debes saber que rellenarlo mal, o simplemente no enviarlo si es que debías hacerlo, podría llegar a implicar una multa de US$25.000, sumándose otros US$25.000 por cada 90 días que pasen.

Es por eso que es tan importante que te asesores con un experto al momento de declarar impuestos en Estados Unidos, porque los errores pueden pagarse caro.

Caso 2: LLC de dos o más miembros

Si la LLC se compone de dos o más miembros, el formulario que se debe completar y enviar cada año es el siguiente:

• Formulario 1065: Su objetivo es reportar los ingresos y egresos de la LLC para obtener su base imponible, así como también informar el porcentaje de participación de cada uno de los dueños.

Tal formulario posee el Anexo K-1, cuyo objetivo es asignar a cada dueño de la LLC la proporción de las ganancias o pérdidas que haya obtenido la compañía.

Además, si existe la obligación de pagar impuestos en Estados Unidos, se debe enviar un formulario adicional:

• Formulario 1040-NR: Análogo al Formulario 1040, es utilizado por extranjeros no residentes para declarar su renta individual y pagar los impuestos que correspondan.

El plazo para enviar el Formulario 1065 es el 15 de marzo, mientras que para el Formulario 1040-NR la fecha límite es el 15 de abril.

El envío del Formulario 1065 puede extenderse por seis meses utilizando el Formulario 7004, mientras que lo mismo ocurre con el Formulario 1040-NR si se emplea el Formulario 4868.

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Esperamos que la información que te hemos compartido te ayude a tener una base de conocimientos más sólida a la hora de conocer tus obligaciones como dueño o futuro dueño de una LLC en Estados Unidos.

Y así nos despedimos, no sin antes recomendarte solicitar siempre la asesoría de un experto para evitar cometer errores al momento de declarar la renta de tu empresa en USA.